Communication flow in a large German concern. Means of communication used and characterization of office jobs of respondents. Acceptance of recent communication technology by operators and users. Topics: The complete project is divided into a series of different questionnaires each covering different areas of office communication. 1. Basic conditions of communication: department; function of respondent; number of persons in work room; occupation learned; office next door; characterization of type and extent of telephone conversations; notes; disturbances of telephone conversation; characterization of deskwork carried out; type of typewriter used; use of dictating machine; information on type and extent of photocopies made; carbon copies; susceptibility of copier to repairs; type and extent of teletype messages as well as faxes received and sent; type and extent of company mail or regular mail; delivery times and type of reports received; characterization of noise development at work; subjectively perceived stress from noises arising from the means of communication. 2. Technology in the office: judgement on the ´new technology´ in the office (scale) and the ability of the secretary to deal with it; attitude to the research project. 3. Description of job situation: characterization in general as well as relative to the situation of one´s own work demands and characterization of a desirable job by means of the same scale. 4. Various forms of exchange of information: characterization of various forms of exchange of information (personal conversation, telephone, fax, telegram and regular mail) by means of corresponding equivalent ´semantic differential´. 5. Choice of means of communications: most important criteria for choice of a means of communications. 6. Communication relations: characterization of internal, external as well as intra-department communication relations according to type and frequency; characterization of all information exchange; primary communication partner. 7. Communication with teletex: type and frequency of communications with individual function areas of the business; local accomodation of these function areas; personal contact with contacts; perceived possibilities of improvement for intra-company communication; primary communication partners and purpose of making contact; decision-making in the selection of communication channel (scale); replaceability of letters, telephone conversations and personal contacts by other communication channels; perceived effects from organizational changes undertaken. 8. Description of tasks: description of tasks at work according to their variety, their dependence on preparatory work, cooperation with further colleagues, frequency of occurrence of work peaks, absence from the workplace, substitute arrangement, contacts within the company and outside the company, structural characteristics of area of responsibility and office activity; provision of examples of individual tasks. 9. Writing duties: assessment of correction effort for typewritten documents; use of teletype and fax; obstacles to use of teletype experimental equipment; use of word processors or memory typewriters; certainty in operating teletype equipment; demands of a secretary; satisfaction with office organization; requirements for reasonable use of a teletype system; personal use of DP. 10. Telephone conversations during a business trip: characterization of reason for and content of telephone conversations that had to be conducted with one´s company during a business trip; result of conversation. 11. Letter mail: detailed description of correspondent, content of letter and external form of a letter received. 12. Arriving telephone call: characterization of a telephone call according to telephone partner, reason for call, importance, duration and content of conversation; teletype capability of partner. 13. Out-going mail: characterization of correspondent, of information in the letter as well as the form and content of the letter. 14. Out-going telephone call: characterization of telephone call according to telephone partner, importance, duration, reason and content of conversation. 15. Conversation: characterization of a conversation that took place according to major cause, conversation duration, conversation partner as well as reason for choice of this means of communication. 16. Exchange of data sheet information: recording of all information exchanges relative to tasks according to originator of contact, communication path, place of occupation of communication partner and urgency. 17. Job description: description of proportion of job for writing letters, out-going mail, handling in-coming mail, telex, fax and telephone. 18. Office technology: attitude to increase in technology in the office work world (scale). 19. Job demands: (this questionnaire was directed to secretaries) characterization of stress situation in the office; over-burdened; urgency of writing tasks; employment interruptions; desire for more independence; attitude to increase in technology in the office work world; perceived double burden as a woman. 20. Only for secretaries participating in the field experiment with word processors: adequate training time; support from superiors during introduction; reasons to use the word processor as well as the typewriter; general characterization of word processor (semantic differential); advantages and disadvantages of word processor; judgement on schooling on equipment. 21. Time budget: detailed recording of time budget of secretaries and characterization of written work according to production, shipment and type (secretary questionnaire). 22. Job demands: characterization of one´s own mood by means of a semantic differential. 23. Effects of changes on secretaries: type of changes from use of the new equipment; characterization of work on the test equipment; description of office organizations; production of written work and consequences of test equipment; exchange of reports with foreign countries; judgement on telex, telefax and telephone; running a filing system; characterization of job situation (scale); critical situations and differences of opinion in connection with installation of test equipment; characterization of schooling and training; substitute arrangement; demands of secretaries, with command of newer office technologies; training. 24. Acceptance: characterization of office job and improvements or deterioration resulting from participation in the experiment (scale); classification of secretary activity according to popularity and character of one´s own job; personal demands on quality of written work and those of superior; general judgement on test equipment and work with this device; decision criteria for use of alternative communication channels. 25. General characterization of an electric typewriter, word processing, the sending and receiving possibilities with letter by mail, fax, telex and telephone. Demography: school education; occupational training; exercising (in years) the current occupation (classified); exercising (in months) the current job (classified).

Der Kommunikationsfluß in einem deutschen Großunternehmen. Benutzte Kommunikationsmittel und Charakterisierung der Büroarbeitsplätze der Befragten. Akzeptanz neuer Kommunikationstechnik durch Bediener und Nutzer. Themen: Das Gesamtprojekt teilt sich in eine Reihe unterschiedlicher Fragebögen auf, die jeweils unterschiedliche Bereiche der Bürokommunikation erfassen. 1.Rahmenbedingungen der Kommunikation: Abteilungszugehörigkeit; Funktion des Befragten; Anzahl der Personen im Arbeitsraum; erlernter Beruf; Sekretariat nebenan; Charakterisierung von Art und Umfang der Telefongespräche; Notizen; Störungen des Telefonverkehrs; Charakterisierung der ausgeführten Schreibarbeiten; Art der benutzten Schreibmaschine; Diktiergerätbenutzung; Angaben über Art und Umfang der hergestellten Fotokopien; Durchschläge; Reparaturanfälligkeit des Kopiergeräts; Art und Umfang der empfangenen und versandten Telex-Schreiben sowie Fernkopien; Art und Umfang von Haus- bzw. Briefpost; Laufzeiten und Art der erhaltenen Nachrichten; Charakterisierung der Geräuschentwicklung am Arbeitsplatz; subjektiv empfundene Belastung durch Geräusche, die durch die Kommunikationsmittel entstehen. 2.Technik im Büro: Beurteilung der "neuen Technik" im Büro (Skala) und der Fähigkeiten der Sekretärin, damit umzugehen; Einstellung zum Forschungsprojekt. 3.Arbeitssituationsbeschreibung: Allgemeine sowie auf die Situation des eigenen Arbeitsplatzes bezogene Charakterisierung der Arbeitsanforderungen und Charakterisierung des wünschbaren Arbeitsplatzes anhand der gleichen Skala. 4.erschiedene Arten des Informationsaustausches: Charakterisierung der verschiedenen Informationsaustauscharten (persönliches Gespräch, Telefonieren, Fernkopieren, Fernschreiben und Briefpost) anhand des jeweils gleichen "semantischen Differentials". 5.Wahl von Kommunikationsmitteln: Wichtigste Kriterien für die Wahl eines Kommunikationsmittels. 6.Kommunikationsbeziehungen: Charakterisierung der internen, der externen sowie der innerabteilungsgebundenen Kommunikationsbeziehungen nach Art und Häufigkeit; Charakterisierung der Gesamtheit des Informationsaustausches; hauptsächliche Kommunikationspartner. 7.Kommunikation mit Teletex: Art und Häufigkeit der Kommunikationen mit den einzelnen Funktionsbereichen des Unternehmens; örtliche Unterbringung dieser Funktionsbereiche; persönlicher Kontakt zu den Ansprechpartnern; perzipierte Verbesserungsmöglichkeiten für die innerbetriebliche Kommunikation; Hauptkommunikationspartner und Zweck der Kontaktaufnahmen; Entscheidungsfindung bei der Wahl des Kommunikationskanals (Skala); Ersetzbarkeit von Brief, Telefongesprächen und persönlichen Kontakten durch andere Kommunikationskanäle; perzipierte Auswirkungen durch die vorgenommenen organisatorischen Änderungen. 8.Aufgabenbeschreibung: Beschreibung der Aufgaben am Arbeitsplatz nach ihrer Vielfältigkeit, ihrer Abhängigkeit von Vorarbeiten, der Zusammenarbeit mit weiteren Mitarbeitern, der Auftretenshäufigkeit von Arbeitsspitzen, der Abwesenheit vom Arbeitsplatz, der Vertretungsregelung, der firmeninternen und firmenexternen Kontakte, den strukturellen Merkmalen des Aufgabengebietes und der Bürotätigkeit; Darstellung beispielhafter Einzelaufgaben. 9.Schreibaufträge: Einschätzung des Korrekturaufwands bei maschinenschriftlichen Schriftstücken; Fernschreiber- und Fernkopiennutzung; Hinderungsgründe bei der Nutzung des Teletex-Versuchsgerätes; Verwendung von Textautomaten oder Speicherschreibmaschinen; Bedienungssicherheit beim Teletexgerät; Anforderungen an eine Sekretärin; Zufriedenheit mit der Sekretariatsorganisation; Anforderungsprofil für die sinnvolle Nutzung eines Teletexsystems; eigene EDV-Anwendung. 10.Telefongespräche während einer Dienstreise: Charakterisierung von Grund und Inhalt von Telefongesprächen, die während einer Dienstreise mit dem eigenen Unternehmen geführt werden mußten; Erfolg des Gesprächs. 11.Briefpost: Detaillierte Beschreibung von Briefpartner, Briefinhalt und äußerer Form eines erhaltenen Briefes. 12.Ankommender Telefonanruf: Charakterisierung eines Telefonanrufs nach Telefonpartner, Anrufgrund, Wichtigkeit, Dauer und Inhalt des Gesprächs; Teletexfähigkeit des Partners. 13.Postversand: Charakterisierung des Briefpartners, der Angaben im Brief sowie der formalen und inhaltlichen Ausstattung des Briefes. 14.Abgehender Telefonanruf: Charakterisierung des Telefonanrufs nach Telefonpartner, Wichtigkeit, Dauer, Grund und Inhalt des Gesprächs. 15.Gespräch: Charakterisierung eines stattgefundenen Gesprächs nach Hauptanlaß, Gesprächsdauer, Gesprächspartner sowie Grund für die Wahl dieses Kommunikationsmittels. 16.Zählbogen-Informationsaustausch: Erfassung aller aufgabenbezogenen Informationsaustausche nach Kontakthersteller, Kommunikationsweg, Beschäftigungsort des Kommunikationspartners und Dringlichkeit. 17.Arbeitsplatzbeschreibung: Beschreibung der Arbeitsanteile zum Schreiben von Briefen, für den Postausgang, zur Bearbeitung des Posteingangs, für Fernschreiben, für Fernkopien und Telefonieren. 18.Bürotechnik: Einstellung zur Technisierung der Büroarbeitswelt (Skala). 19. Arbeitsbeanspruchung: (Dieser Fragebogen wurde an die Sekretärinnen gerichtet) Charakterisierung der Arbeitsbelastung der Streßsituationen im Büro; Überlastung; Eiligkeit von Schreibaufträgen; Arbeitsunterbrechungen; Wunsch nach mehr Selbständigkeit; Einstellung zur Technisierung der Büroarbeitswelt; empfundene Doppelbelastung als Frau. 20.Nur an Sekretärinnen, die am Feldversuch mit Textautomaten teilnahmen: Genügend Einarbeitungszeit; Unterstützung durch Vorgesetzten bei der Einführung; Nutzungsgründe für den Textautomaten sowie für die Schreibmaschine; allgemeine Charakterisierung des Textautomaten (semantisches Differential); Vor- und Nachteile von Textautomaten; Beurteilung der Schulung am Gerät. 21.Zeitbudget: Detaillierte Erfassung des Zeitbudgets von Sekretärinnen und Charakterisierung des Schriftguts nach Erstellung, Versendung und Art (Sekretärinnenfragebogen). 22.Arbeitsbeanspruchung: Charakterisierung der eigenen Stimmungslage anhand eines semantischen Differentials. 23.Auswirkungen der Veränderungen an Sekretärinnen: Art der Änderungen durch den Einsatz des neuen Gerätes; Charakterisierung der Arbeit am Versuchsgerät; Beschreibung der Sekretariatsorganisationen; Schriftguterstellung und Folgen des Versuchsgeräts; Nachrichtenverkehr mit dem Ausland; Beurteilung von Telex, Telefax und Telefon; Führen einer Ablage; Charakterisierung der Arbeitssituation (Skala); kritische Situationen und Meinungsverschiedenheiten im Zusammenhang mit der Aufstellung des Versuchsgeräts; Charakterisierung der Schulung und Einarbeitung; Vertretungsregelung; Anforderungsprofil an Sekretärinnen, die die neueren Bürotechniken beherrschen; Ausbildung. 24.Akzeptanz: Charakterisierung des Büroarbeitsplatzes und der durch die Teilnahme am Versuch entstandenen Verbesserungen bzw. Verschlechterungen (Skala); Einstufung von Sekreträrinnentätigkeit nach ihrer Beliebtheit und der Prägung des eigenen Arbeitsplatzes; eigene und Ansprüche der Vorgesetzten an die Qualität der Schreibarbeiten; allgemeine Beurteilung des Versuchsgeräts und der Arbeit an diesem Gerät; Entscheidungskriterien für die Benutzung alternativer Kommunikationskanäle. 25.Allgemeine Charakterisierung einer elektrischen Schreibmaschine, der Textbearbeitung, der Versendungs- und Empfangsmöglichkeiten beim "Fernbrief" der "gelben Post" des Fernkopierers, des Telex und des Telefons. Demographie: Schulbildung; Berufsausbildung; Ausübung (in Jahren) des derzeitigen Berufes (klassifiziert); Ausübung (in Monaten) des derzeitigen Arbeitsplatzes (klassifiziert).

Written survey with standardized questionnaire

Schriftliche Befragung mit standardisiertem Fragebogen