National and Municipal Archives of the Federal Republic of Germany

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Effects of data protection on the archive system in the Federal Republic. Topics: The survey questionnaire is organized in 7 sections: 1. Effects of data protection on the archive: hinderance of one´s own work by legal regulations of data protection; feared impairment of archives in case of extension of data protection legal regulations also to ´files´; perceived tendency to ´over-regulation´; current effects of data protection on archive; resulting refusal of third parties to use archive data due to data protection laws. 2. Legal regulation of acceptance of records from authorities or material registered in the archive: type of legal or administration regulations due to which written material is archived; type of written material that can not be accepted; preservation of written material in trust for authorities; tasks and responsibilities of the archive; perceived restrictive distribution practice of authorities; time limit to acceptance; attitude to storage of personal data on a random basis to reduce a possible data misuse. 3. Mass records: attitude to archiving mass records (scale); refusal by authorities and offices to provide mass records for reasons of data protection; acceptance of mass records within the last 10 years; judgement on one´s own possibilities of continuous acceptance of mass records; presence of systematic plans for preservation or annulment of mass record holdings; interest in recommendations of social scientists for the use of statistical procedures to obtain representative samples from registries of different structure; presence of statistical censuses or surveys since 1945 in personal holdings. 4. Machine-readable data: access to data processing equipment; number of employees with experience in electronic data processing; knowledge about type and amount of machine-readable data accumulating in government offices at the time; judgement on personnel and actual equipment of archive in view of archiving machine-readable data; acceptance of data, complete or on a random basis; characterization of holdings; interest in further archiving; reasons for not yet accepting or reasons for intent to accept machine-readable data in the next few years; effects of use of machine-readable data on archiving process; attitude to preparation and integration of data sets as archive task; assumed future user group with interest in machine-readable data holdings. 5. Tasks and way of working of archive: assessment of archive as information and documentation facility; judgement on selected measures to increase reputation of archive in public (scale); type of acceptance practice of written material by archive; influence of archive on addition of background information to archive holdings; possibilities to estimate future development of holdings; archiving for a limited time documents whose historical value could not be estimated at the time of acceptance; instruments used to record files or develop files; presence of usage statistics; determined changes in composition of users; possibility to classify holdings according to different user groups; perceived change in task of archives in the last few years; expectations of the technical information center for the humanities; securing written material as primary task. 6. Usage regulation: type of usage regulation; presence of usage time limits and conditions for use; type of written material with use time limits; time of sole decision about the usability; modalities of use of holdings; usage regulations and data protection; access modalities for research; perceived change of archive task. 7. Archive laws: probability of a new archive law coming to be; judgement on legal basis of archive up to now and for future requirements of data protection; attitude to the function of archive laws, both to satisfy the need to protect the citizen as well as to meet the information needs of historical research; most important archive tasks needing to be regulated by an archive law; judgement on a usage restriction for authorities after archiving; judgement on practicality of a general right to access and information for persons affected; assumed number of such queries; desire for stronger effort on the part of scientific users for the interests of the archive system; presence of sources containing information on marriages in the time period from 1800 to 1945; superior department; number and course of training of employees.

Auswirkungen des Datenschutzes auf das Archivwesen in der Bundesrepublik. Themen: Der Erhebungsbogen gliedert sich in 7 Abschnitte: 1.) Auswirkungen des Datenschutzes auf das Archiv: Behinderung der eigenen Arbeit durch die gesetzlichen Regelungen des Datenschutzes; befürchtete Beeinträchtigung der Archive für den Fall einer Ausweitung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen, auch auf "Akten"; wahrgenommene Tendenz zu einer "Überregelung"; derzeitige Auswirkungen des Datenschutzes auf das Archiv; erfolgte Verweigerung der Benutzung von Archivalien durch Dritte aufgrund der Datenschutzgesetze. 2.) Rechtliche Regelung der Übernahme von Behördenschriftgut bzw. Registraturgut in das Archiv: Art der Rechts- oder Verwaltungsvorschriften, aufgrund dessen das Schriftgut archiviert wird; Art des Schriftgutes, das nicht übernommen werden darf; treuhänderische Aufbewahrung von Behördenschriftgut; Aufgaben und Zuständigkeiten des Archivs; wahrgenommene restriktive Abgabepraxis von Behörden; Übernahmegrenzjahre; Einstellung zur stichprobenweisen Lagerung von personenbezogenen Daten zur Reduzierung eines möglichen Datenmißbrauchs. 3.) Massenakten: Einstellung zur Archivierung von Massenakten (Skala); Verweigerung der Abgabe von Massenakten durch Behörden und Ämter aus Gründen des Datenschutzes; Übernahme von Massenakten innerhalb der letzten 10 Jahre; Beurteilung der eigenen Möglichkeiten für eine kontinuierliche Übernahme von Massenakten; Vorhandensein systematischer Aufbewahrungs- bzw. Kassationspläne für die Bestände von Massenakten; Interesse an Empfehlungen von Sozialwissenschaftlern für die Anwendung statistischer Verfahren zur Erlangung repräsentativer Stichproben aus unterschiedlich strukturierten Registraturen; Vorhandensein statistischer Zählungen oder Erhebungen seit 1945 in den eigenen Beständen. 4.) Maschinenlesbare Daten: Zugang zu einer Datenverarbeitungsanlage; Anzahl der Beschäftigten mit Erfahrungen in der elektronischen Datenverarbeitung; Kenntnisse über die Art und Menge der zur Zeit in den Behörden anfallenden maschinenlesbaren Daten; Beurteilung der personellen und sachlichen Ausstattung des Archivs in Hinblick auf die Archivierung von maschinenlesbaren Daten; vollständige oder stichprobenweise Übernahme der Daten; Charakterisierung der Bestände; Interesse an weiterer Archivierung; Gründe für noch nicht erfolgte bzw. Gründe für die beabsichtigte Übernahme maschinenlesbarer Daten in den nächsten Jahren; Auswirkungen der Verwendung maschinenlesbarer Daten auf den Archivierungsprozeß; Einstellung zu einer Aufbereitung und Integration von Datensätzen als Archivaufgabe; vermutete zukünftige Benutzergruppe mit Interesse an den maschinenlesbaren Datenbeständen. 5.) Aufgaben und Arbeitsweise des Archivs: Einschätzung des Archivs als Informations- und Dokumentationseinrichtung; Beurteilung ausgewählter Maßnahmen zur Steigerung des Ansehens des Archivs in der Öffentlichkeit (Skala); Art der Übernahmepraxis von Schriftgut durch das Archiv; Einfluß des Archivs auf die Hinzufügung von Hintergrundinformationen zu den Archivbeständen; Möglichkeiten zur Abschätzung der zukünftigen Bestandsentwicklung; zeitlich beschränkte Archivierung von Dokumenten, deren historischer Wert zum Übernahmezeitpunkt nicht abschätzbar war; benutzte Instrumente der Aktenverzeichnung bzw. Aktenerschließung; Vorhandensein einer Benutzungsstatistik; festgestellte Veränderungen in der Zusammensetzung der Benutzerklientel; Möglichkeit der Klassifizierung der Bestände nach unterschiedlichen Benutzergruppen; wahrgenommene Veränderung in der Aufgabenstellung der Archive in den letzten Jahren; Erwartungen an das Fachinformationszentrum Geisteswissenschaften; Sicherung von Schriftgut als primäre Aufgabe. 6.) Benutzungsregelung: Art der Benutzungsordnung; Vorhandensein von Benutzungsgrenzjahren und Bedingungen für eine Nutzung; Art des Schriftgutes mit Benutzungsgrenzjahren; Zeitpunkt der alleinigen Entscheidung über die Benutzbarkeit; Modalitäten der Bestandsnutzung; Benutzungsordnung und Datenschutz; Zugangsmodalitäten für die Forschung; wahrgenommene Veränderung der Archivaufgabe. 7.) Archivgesetze: Wahrscheinlichkeit des Zustandekommens eines neuen Archivgesetzes; Beurteilung der bisherigen Rechtsgrundlage des Archivs, auch für zukünftige Erfordernisse des Datenschutzes; Einstellung zur Funktion der Archivgesetze, sowohl dem Schutzbedürfnis der Bürger zu entsprechen als auch dem Informationsbedürfnis der historischen Forschung entgegenzukommen; wichtigste durch ein Archivgesetz zu regelnde Archivaufgaben; Beurteilung einer Nutzungssperre für die Behörden nach erfolgter Archivierung; Beurteilung der Realisierbarkeit eines allgemeinen Einsichts- und Auskunftsrechts von Betroffenen; vermutete Anzahl diesbezüglicher Anfragen; Wunsch nach stärkerem Einsatz wissenschaftlicher Nutzer für die Belange des Archivwesens; Vorhandensein von Quellen, die Angaben über Eheschließungen im Zeitraum zwischen 1800 und 1945 enthalten; vorgesetzte Dienststelle; Anzahl und Ausbildungsgang der Beschäftigten.

Census

Totalerhebung

Mail survey

Postalische Befragung

Identifier
DOI https://doi.org/10.4232/1.1345
Source https://search.gesis.org/research_data/ZA1345?lang=de
Metadata Access https://datacatalogue.cessda.eu/oai-pmh/v0/oai?verb=GetRecord&metadataPrefix=oai_ddi25&identifier=5f00feea88633378294d94bf80550c40138c1180b7b1d278e25c9c5fa8d9c344
Provenance
Creator Mayer, Ernst G.; Müller, Paul J.
Publisher GESIS Data Archive for the Social Sciences; GESIS Datenarchiv für Sozialwissenschaften
Publication Year 1983
Rights A - Data and documents are released for academic research and teaching.; A - Daten und Dokumente sind für die akademische Forschung und Lehre freigegeben.
OpenAccess true
Contact http://www.gesis.org/
Representation
Discipline Jurisprudence; Law; Social and Behavioural Sciences
Spatial Coverage Germany; Deutschland